Mã vạch khớp là gì? Tại sao nó lại quan trọng?
Việc xác minh mã vạch giống như đánh vần, và xác thực mã vạch giống như văn phong. Còn mã vạch khớp chính là quá trình thứ ba của chất lượng mã vạch. Nó thật sự giống như bạn dùng từ vựng trong bài văn của mình vậy. Lựa chọn từ vựng đúng, hay trong trường hợp này, là chọn mã vạch đúng. Vậy quy trình này là gì và tại sao nó lại có vai trò không nhỏ đối với quản lý hàng hóa?
Có một số vấn đề về hình thức này mà mình cần nói đến. Mong bạn có thể dễ dàng hiểu được chúng.
Mã vạch khớp tiếng anh là Barcode Match. Nó là một định nghĩa khá quen thuộc với những ngành liên quan đến quản lý kho bãi (Warehouse Management). Điều này là vắn tắt cho việc bạn đưa sản phẩm vào đúng bao bì của nó.
Sản phẩm có thể là bất cứ sản phẩm nào có mã vạch ở trên nó. Từ hàng tiêu dùng đến linh kiện, danh sách đồ vật và cả SKU. Bạn căn bản là quét mã vạch giữa 2 nơi để xem có trùng khớp hay không.
Nếu nói đơn giản thì một hàng hóa đến với tay người sử dụng là rất khó khăn. Các giai đoạn từ đóng gói, đến giao hàng và cả hải quan. Chúng mất rất nhiều thời gian và công sức. Nếu tất cả đã hoàn thành, nhưng khách hàng mở ra lại không phải những gì họ yêu cầu? Vậy thì sẽ mất thêm công sức và thời gian đổi trả và thu hồi. Các chi phí phát sinh sẽ làm bạn nổ đầu vì lỗ mất. Nên lúc này quy trình kiểm tra khớp mã sẽ vào cuộc.
Đơn giản là bạn sử dụng cách nào đó để kiểm tra 2 mã vạch trên sản phẩm và thùng hàng. Có thể là dùng một máy quét mã vạch giá rẻ hay dùng mắt. Nếu mã vạch trên sản phẩm không khớp, phần mềm sẽ thông báo. Qua đó bạn đã biết sản phẩm đưa vào không khớp. Từ đó sẽ có những điều chỉnh phù hợp hơn.
Barcode Match này có rất nhiều cách thức hoạt động. Tùy theo tính chất và hoàn cảnh hoạt động mà mã vạch khớp đa dạng thành các loại như sau.
Hình thức căn bản nhất của mã vạch khớp không gì khác đó là con người. Một người phải tự tận mắt kiểm tra khi gói hàng xem sản phẩm có đúng với mã vạch hay không. Trường hợp này thì không dễ làm và thường hay xảy ra sai sót. Nên phương thức căn bản nhất này hiện đã không còn được áp dụng.
Trừ khi các doanh nghiệp không có đủ chi phí cho các hình thức khác. Lúc đó họ mới nghĩ đến tác dụng của sự kiểm tra này.
Máy kiểm kho là một hình thức khá thông dụng trong các kho bãi và kho hàng. Chúng tiện lợi để di chuyển và có dữ liệu lưu ngay trên máy. Các nhân viên kho có thể quét mã vạch sản phẩm và mã bao bì để xác định trùng khớp.
Các máy kiểm kho cũng có một điểm đáng chú ý là giá thành. Những loại máy kiểm kho tốt thì giá thành không rẻ. Các loại máy giá rẻ thì không có nhiều chức năng tốt. Điểm nữa là thiết bị này rất dễ hỏng nếu bị làm rơi vỡ. Và chi phí sửa chữa cũng không hề thấp.
Phương pháp thứ 3 được phát triển lên gần đây chính là sử dụng các phần mềm. Các phần mềm này chủ yếu tích hợp trên các thiết bị di động như điện thoại. Một phần mềm xác định mã vạch khớp được xây dựng với các chứng năng như sau:
Chế độ 1 vs 1 (one to one): Đây là chế độ thông thường hay được sử dụng. Ở chế độ này thì người dùng thiết lập một mã vạch chủ (master). Từ đó dùng nó để so sánh với một mã vạch khác để xem độ khớp. Sau lần kiểm tra thì phần mềm tự reset cho lần đối chiếu mới. Nó hợp với việc dùng một lần. Các đơn vị bán hàng online cũng sẽ tận dụng được.
Chế độ 1 vs nhiều (one to many): Cũng là chế độ một mã vạch master để đối chiếu với nhiều mã vạch khác nhau. Sau đó hệ thống mới reset cho lần đối chiếu mới. Kết hợp với việc xuất kho hay xưởng cho 1 sản phẩm là phù hợp.
Chế độ set với nhiều (Many to Some): Người sử dụng được chọn tối đa 10 master code. Sau đó sẽ test mã với bất cứ 10 mã nào trong set master code đó để kiểm tra độ khớp. Nếu bạn làm dịch vụ kho bãi cho các doanh nghiệp, có thể chế độ này là cần thiết.
Chế độ hộp (Box Mode): Người dùng thêm một số sản phẩm vào một box. Mỗi box có số lượng nhất định. Và hệ thống sẽ theo dõi những box đó khi nhập vào hay xuất ra. Quản lý kho sẽ hiệu quả nếu có gì thay đổi, phần mềm sẽ báo cho bạn.
Có một số phần mềm thông dụng mà bạn có thể tải về trực tiếp trên điện thoại. Những phần mềm này đều không miễn phí, nhưng sẽ góp phần không nhỏ trong việc quản lý và đóng gói. Trên Android có Barcode Match TM (giá khoảng 99 đô). Golden Barcode Checker cũng vào khoảng 100 đô. Thứ 3 là ScanSKU Các phần mềm này đều có 2 trong 4 chức năng cơ bản phía trên.
Đó là một góc nhìn nhỏ về quy trình này và công dụng của nó. Bạn có thể tham khảo quá trình kiểm tra này để có những biện pháp phù hợp cho quá trình quản lý kho của bạn.
