Mã vạch cho nhà kho và kho hàng – Bạn cần gì?
Nhà kho hay kho hàng là một mắt xích rất quan trọng cho chuỗi cung ứng. Một nhà kho dù quy mô nhỏ hay lớn cũng cần sự quản lý. Và hệ thống mã vạch đóng vai trò không hề nhỏ trong công tác này. Vậy những lợi ích của nó là gì? Để áp dụng mã vạch cho nhà kho và kho hàng thì cần những yếu tố nào? Mình sẽ đi chi tiết vào những phần này.
Dưới đây là những câu trả lời về những vấn đề mà bạn thắc mắc nhất về mã vạch cho nhà kho. Nếu mình còn thiếu vấn đề nào bạn có thể comment ở dưới nhé.
Nếu nói chi tiết vào vai trò của mã vạch đối với quản lý kho thì bạn không thể bỏ qua những điều sau:
Khi bạn nhập kho, điều phải nhập bằng tay thì khả năng xảy ra lỗi khá cao. Theo khoa học chứng minh thì khả năng nhập sai của một người là 1/300. Nếu bạn nhập hàng ngàn sản phẩm thì số lượng có sản phẩm sai sẽ nhiều hơn. Nếu có mã vạch trên sản phẩm nhập vào, bạn chỉ cần quét nó và lưu vào cơ sở dữ liệu. Sai số mà một thiết bị đọc mã vạch mang lại là 1/2,000,000. Nhờ khả năng này mà bạn có 2 lợi thế như sau:
Bạn có thông tin chính xác hơn để phục vụ quyết định kinh doanh của mình.
Bạn sẽ mất ít thời gian hơn tìm ra mã bị nhập sai để sửa chữa.
Một mã vạch kèm theo máy quét là bạn có thể nhập dữ liệu trong vòng 1 đến 2 giây rồi phải không?
Một nhà kho dù ở quy mô nhỏ cũng có thể lên đến hơn vài trăm sản phẩm. Nếu không có khả năng quản lý và phân bổ chúng thì sẽ vô cùng khó khăn trong di chuyển. Khi bạn có hệ thống mã vạch sẵn sàng hoạt động, bạn có thể phân vùng trong nhà kho của mình.
Bạn có thể dễ dàng sắp xếp và nhận biết sản phẩm nào ở vị trí nào. Từ đó bạn có thể sắp xếp tuyến đường hoạt động trong nhà kho. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa tốc độ đưa hàng hóa vào hoặc ra khỏi nhà kho.
Trường hợp này có thể dễ dàng nhận ra được đối với sản phẩm có thẻ giá. Thay vì phải thay đổi từng tem giá một khi giá cả thay đổi, thì bạn có bảng điện tử tại từng mục đó. Sau đó thay đổi giá cả ứng với các mã vạch sản phẩm. Giá hiển thị ra cũng từ đó mà thay đổi, giúp bạn tốn ít thời gian và công sức hơn.
Mã vạch về lâu dài có thể giảm thiểu chi phí vận của bạn. Thay vì trả cho nhiêu nhân viên thực hiền cùng một công việc, thì một người có thể làm việc đó.
Chi phí mã vạch là tốn kém, nhưng các thiết bị mã vạch thì không cần trả hàng tuần hay hàng tháng.
Điều này có thể hơi ra ngoài lĩnh vực quản lý kho bãi một chút. Tuy nhiên nếu bạn thấy được mối liên hệ thì sẽ nhận ra được sự cần thiết. Có được mã vạch cho nhà kho và kho hàng giúp bạn cập nhật sản phẩm có trên hệ thống web. Từ đó mà việc marketing hay quản lý nội dung sẽ mang tính nhất real-time (cập nhật trực tiếp).
Nhờ việc câp nhật này khách hàng sẽ luôn biết được bạn có bao nhiêu sản phẩm còn lại. Bạn cũng không mất thời gian kiểm tra nữa. Điều này những công ty như Amazon làm vô cùng chuẩn xác và chuyên nghiệp.
Vậy để hoàn toàn áp dụng và vận hành một hệ thống mã vạch cho nhà kho thì bạn cần những điều sau:
Nếu bạn cần áp dụng mã vạch thì cần có mã vạch phải không? Bạn có thể tạo ra mã dùng nội bộ có chứa các thông tin dễ nhận diện. Thông tin có thể bao gồm kích thước, hình dạng, vật liệu, màu sắc, loại / thể loại / bộ phận, nhà cung cấp / nhà sản xuất, bảo hành và số lượng.
Sau khi quyết định được mô hình thông tin cho từng loại sản phẩm, bạn có thể tiến hành tạo mã vạch. Để làm được điều này thì có khá nhiều cách. Bạn có thể dùng phần mềm, website hay cả những add-ons cho các phần mềm văn bản (Word, Excel).
Bạn có thể tham khảo một bài post về cách tạo mã vạch này.
Để đưa mã vạch lên sản phẩm thì bạn cần phải in nó ra phải không? Bạn có thể sử dụng các loại máy in laser thường hay các loại máy in nhiệt. Tuy nhiên các máy in nhiệt có độ bên và chuyên in mã vạch hiệu quả hơn các máy in laser rất nhiều. Nếu bạn in số lượng lớn thì có thể cân nhắc một máy in công nghiệp, tuy giá thành không hề thấp. Tùy từng loại máy mà chi phí đi từ $20 - $1000.
Các loại máy in tem nhãn cũng là thay thế phù hợp do chúng cũng có thể in mã vạch. Nếu bạn cần cả tem nhãn để nhạn biết hàng hóa trong kho thì cũng rất tốt khi cân nhắc chúng.
Về phần giấy in thì bạn nên in như vậy và dán lên sản phẩm. Giấy in sẽ giúp mã vạch bền hơn, phù hợp để tồn kho lâu dài.
Tùy theo loại máy in tem nhãn mà bạn chọn thì sẽ có loại tem nhãn phù hợp. Bạn có thể mua theo tờ hoặc cuộn theo nhu cầu sử dụng.
Phần mềm được sử dụng đến khi bạn quét mã vạch vào hệ thống. Phần mềm sẽ giải mã và dịch lại cho bạn, đồng thời hỗ trợ lưu nếu bạn cần.
Word hay Excel có thể lưu trữ thông tin hay làm mục lục nhanh. Tuy nhiên chúng cũng không phải là phần mềm hỗ trợ quản lý hay đọc mã vạch. BarTender là phần mềm khá thông dụng hiện nay.
Phải rồi, mã vạch sẽ không thể đóng vai trò gì nếu như không có thiết bị đưa chúng vào server. Và thứ giúp bạn làm được điều đó chính là một thiết bị từ công ty bán máy quét mã vạch. Sau khi bạn đã có mã vạch cho nhà kho rồi thì sản phẩm đưa vào sẽ được quét. Sau đó bạn sẽ sắp xếp vị trí và quản lý chúng trong hệ thống nhà kho nội bộ.
Đó là những gì có thể giúp ích cho bạn về mã vạch cho nhà kho và kho hàng. Mình hi vọng bạn sẽ có một bức tranh rõ ràng hơn về việc quản lý kho bãi. Từ đó lên kế hoạch tài chính và chuẩn bị cho chu trình này một cách hiệu quả hơn.
