5 hướng in tem nhãn giúp công ty bạn vận dụng mã vạch tốt hơn
Ghi nhãn mã vạch là công đoạn quan trọng của chuỗi cung ứng. Việc đảm bảo sản phẩm đến đúng nơi, đúng chỗ đúng thời điểm là tiêu chuẩn của nó. Và khả năng đảm bảo điều này đang trở nên phức tạp hơn. Một phần chính vì nhu cầu của khách hàng tăng lên. Điều đó đòi hỏi các công ty phải đối mặt với việc đưa sản phẩm ra khỏi cửa nhanh hơn và hiệu quả hơn. Một khảo sát diễn ra tại công ty TEKLYNX và có những phương hướng về in tem nhãn mã vạch. Chúng sẽ giúp không chỉ công ty mà nhiều doanh nghiệp khác cải thiện hiệu suất làm việc qua mã vạch. Vậy 5 bước đó là gì?
5 định hướng tem nhãn mã vạch cho doanh nghiệp
1. In tem nhãn mã vạch cần nhanh hơn
Tốc độ in mã vạch nhanh là một mục tiêu chung để đạt kết quả tốt. Nó được áp dụng từ các tổ chức vừa và nhỏ đến các doanh nghiệp lớn trên toàn cầu. Đa số các phương pháp cho quá trình này nằm ở việc thiết kế tem nhãn. Tuy nhiên thì hợp thức hóa hay hoàn chỉnh quy trình in cũng quan trọng không kém. Nhiều tổ chức cũng đang tìm cách tăng hiệu quả và thực hiện tự động hóa. Và họ làm điều đó bằng cách tận dụng các giải pháp quản lý nhãn doanh nghiệp để in nhanh hơn.
1.1. Tối ưu hóa giao tiếp phần mềm đến máy in
Tối ưu hóa phần mềm để cung cấp lệnh cho máy in cũng là cách để in nhanh hơn. Với các máy in có driver điều khiển nhúng (native embed driver) thì bạn có thể tùy biến. Mục tiêu đạt được là những gì bạn thấy là nnhững gì được in ra. Khi bạn áp dụng thành công giải pháp này, thì bạn chỉ cần in và sử dụng. Những bước trung gian như thiết kế hay in lại sẽ bị cắt bỏ. Từ đó tiết kiệm thời gian in mã vạch và tem nhãn hơn rất nhiều.
1.2. Áp dụng form thông tin trong phần mềm mã vạch
Các hình thức in nhãn có thể tùy chỉnh cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát. Bạn có thể áp dụng để phát triển các quy trình in lý tưởng trong môi trường ghi nhãn của mình. Biểu mẫu cho phép tách người thiết kế vài người in riêng biệt giúp giảm lỗi trong khi in tem nhãn. Việc thực thi các quy tắc nhập dữ liệu trong các biểu mẫu in đảm bảo rằng dữ liệu nhãn được định dạng chính xác 100%. Điều đó dẫn đến việc thiết kế nhãn ít thời gian hơn và thời gian in nhanh hơn.
1.3. In trực tiếp từ mã vạch trên mạng internet
Quá trình in mã vạch hay tem nhãn hiệu quả không nhất thiết phải có mặt phần mềm thiết kế tem. Nếu bạn không cần phải chạy một chương trình in độc lập hay bảo mật cao? Thì bạn cũng không tội gì mà không vận dụng các website thiết kế mã vạch hay tem nhãn. Chúng tạo mã nhanh chóng và cho bạn in trực tiếp. Vì vậy nó cũng là một phương pháp tạo mã vạch thông dụng với người dùng.
2. Giảm thiểu lỗi khi in tem nhãn mã vạch
Khi bạn gặp lỗi in mã vạch và tem nhãn, nó có thể khá tốn kém, tệ hơn là bạn phải thu hồi chúng. Những hao tổn để khắc phục là nguyên nhân gây ra những chi phí ẩn không đáng có. Nhưng cũng không phải là không có giải pháp dành cho điều này.
2.1. Tạo các template dựa trên cơ sở dữ liệu
Lỗi thủ công do con người là nguyên nhân phổ biến cho việc in nhãn không chính xác. Nhập thủ công dữ liệu, văn bản hoặc hình ảnh trên nhãn là các lỗii thường thấy. Bạn nên tận dụng dữ liệu nằm trong hệ thống ERP (nếu có) hoặc hệ thống kinh doanh khác. Dựa vào đó để tạo các mẫu nhãn dựa trên cơ sở dữ liệu để loại bỏ lỗi khi in tem nhãn thủ công.
2.2. Xác thực dữ liệu
Việc xác thực và tổi chức định dạng dữ liệu cũng khiến việc thiết kế mã vạch dễ dàng hơn. Ví dụ: ngày được định dạng là MM / DD / YYYY hoặc số điện thoại được định dạng là (###) ### - ####. Ngoài ra, bạn có thể đặt mẫu nhãn dừng in nếu dữ liệu không thể được xác thực. Mục đích là để giảm lãng phí và thời gian in lại nhãn.
2.3. Lưu lại các quá trình thiết kế và in nhãn cần thiết
Nhiều ngành kinh doanh có một vài quá trình in mã vạch hay tem nhãn được quy định. Và họ đảm bảo các quá trình đó được lặp đi lặp lại để có kết quả chính xác nhất. Thực thi quy trình phê duyệt tem nhãn giúp đảm bảo nhãn không chính xác không bao giờ được đưa vào sản xuất. Đồng thời còn lưu giữ hồ sơ chi tiết của mỗi nhãn được in.
Phần mềm bảo mật và truy xuất nguồn gốc nhãn cung cấp khả năng hiển thị đầy đủ về thiết kế, lưu trữ và in nhãn để hỗ trợ tuân thủ các quy định của ngành như FDA 21 CFR Phần 11 và FSMA và hỗ trợ các yêu cầu quy trình nội bộ.
3. Đào tạo thao tác vận hành
Cho dù đó là một nhân viên mới vào nghề hay giám đốc bộ phận, thì không dễ dàng khi mỗi thành viên trong nhóm có cách làm việc riêng. Điều đó khó giao tiếp, thử thách đào tạo và thông tin quan trọng có thể bị mất. Và để đảm bảo mỗi người đều tuân thủ theo một phong cách làm việc, thì có một số cách sau:
3.1. Phân loại vai trò người dùng
Vai trò của người dùng rất đơn giản và là chìa khóa thành công để chuẩn hóa các quy trình ghi nhãn. Trách nhiệm được phân phối bằng cách xác định người thiết kế, phê duyệt và in trong công tác in tem nhãn mã vạch.
3.2. Thiết lập quy trình phê duyệt điện tử
Quá trình phê duyệt này phải được thống nhất và thực thi. Nếu không được làm chính xác, nó sẽ không có được hiệu quả. Một quy trình ghi nhãn phổ biến là:
Người quản lý sản phẩm thiết kế bản nháp đầu tiên của nhãn.
Một chuyên gia tuân thủ phê duyệt mẫu tem nhãn đã được thiết kế theo quy định.
Một giám đốc tiếp thị xem xét nhãn cho nhãn hiệu phù hợp.
Sau đó, một công nhân dây chuyền sản xuất in nhãn.
Hãy thiết lập quy trình phê duyệt ghi nhãn phù hợp với cấu trúc và nhu cầu của công ty bạn.
3.3. Tích hợp phần mềm ghi/in tem nhãn mã vạch với thiết bị
Bằng cách tích hợp phần cứng với phần mềm, bạn dễ dàng tự động hóa các bước khác nhau của quy trình ghi nhãn. Việc thu thập dữ liệu có thể thông qua máy quét mã vạch cầm tay, bàn phím hoặc cân điện tử. Từ đó bạn có thể kích hoạt yêu cầu in hoặc tự động cập nhật dữ liệu kinh doanh. Việc loại bỏ các bước thủ công khỏi quy trình ghi nhãn sẽ loại bỏ mọi mâu thuẫn trong quy trình in và thiết kế nhãn.
4. Chuẩn bị cho việc phát triển
Mỗi doanh nghiệp luôn phấn đấu để tăng trưởng. Thêm các dòng sản phẩm mới, tăng khối lượng sản xuất và mở rộng sang các thị trường mới đều đưa ra những thách thức mới cho môi trường ghi nhãn.
4.1. Ứng dụng giấy phép đa người dùng
Giấy phép mạng được cài đặt trên một máy chủ và được đẩy ra từng máy tính. Bạn không cần phải cài và thiết lập riêng ra từng máy nữa. Việc nâng cấp và gia hạn cũng nên xảy ra trên mạng. Bạn cũng không phải nâng cấp đồng loạt các thiết bị. Điều quan trọng là hợp tác với một nhà cung cấp phần mềm tem nhãn. Đặc biệt là phần mềm có thể mở rộng quy mô với tổ chức của bạn. Nó rất cần thiết khi quy trình kinh doanh trở nên phức tạp hơn và nhu cầu ghi nhãn tăng lên.
4.2. In tem nhãn và mã vạch sử dụng cùng một ứng dụng
Các công ty nên sử dụng cùng một dữ liệu cho tài liệu và nhãn. Việc chuyển in tài liệu vào phần mềm thiết kế nhãn và đồng bộ cũng dễ dàng hơn nhiều.
4.3. Luôn cập nhận ứng dụng
Giữ cho hệ điều hành, phần cứng và phần mềm được cập nhật mới là điều quan trọng. Nó cho phép các công ty tiếp tục hoạt động hiệu quả. Một điều cần nhớ là khi một bản cập nhật xảy ra với bất kỳ ứng dụng phần cứng hoặc phần mềm nào trong môi trường kinh doanh của bạn, nó cũng ảnh hưởng đến tất cả các hệ thống phụ trợ khác.
5. Dễ dàng là chìa khóa của in tem nhãn mã vạch
Tất cả các thực tiễn tốt nhất trên thế giới đều vô dụng nếu người dùng không thực hiện được. Dễ sử dụng là điểm rất quan trọng cho bất kỳ giải pháp phần mềm kinh doanh. Nó không chỉ giảm cơn đau đầu, mà còn cho việc đào tạo dễ dàng hơn và ít xảy ra lỗi hơn.
5.1. Sử dụng một nơi tập trung để lưu trữ dữ liệu in tem
Để thực hiện điều này, các công ty có thể chọn mua bản quyền online. Kho lưu trữ trung tâm cho các tệp nhãn là một tùy chọn khác, ngăn lưu trữ tệp nhãn trên các máy riêng biệt cũng như quản lý và cập nhật các tệp nhãn khác nhau.
5.2. Sử dụng một phiên bản phần mềm
Khá là bực bội khi một thành viên trong nhóm với phiên bản phần mềm cũ hơn đang cố mở tệp nhãn được lưu trong phiên bản mới hơn. Bằng cách tiêu chuẩn hóa phần mềm ghi nhãn mã vạch trong tổ chức cho cùng một thương hiệu và phiên bản, vấn đề này có thể tránh được hoàn toàn.
5.3. In trực tiếp từ hệ thống kinh doanh
Ngoài việc giúp in ấn dễ dàng, ERP và tích hợp hệ thống kinh doanh khác giảm thiểu các lỗi trong khi cung cấp tốc độ in nhanh nhất có thể. Nếu bạn có thể tùy biến hệ thống ERP cho phép bạn in tem nhãn mã vạch lập tức thì đó sẽ tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
Đó là 5 hướng in mã vạch tem nhãn nhằm cải thiện hoạt động mã vạch tại doanh nghiệp. Các hướng này sẽ giúp công việc dễ dàng hơn. Từ đó bán đảm bảo tiến độ sản xuất và nâng cao doanh thu lâu dài.
