Cách tạo hệ thống kiểm kê mã vạch cho doanh nghiệp nhỏ
Nếu không có mã vạch, ngành công nghiệp nhãn sẽ không có được sự phát triển như trong 20 năm qua. Có thể dễ dàng quên rằng một số doanh nghiệp chỉ mới bắt đầu sử dụng máy in mã vạch cầm tay và giấy in mã vạch (nhãn). Hướng dẫn này dành cho những khách hàng mới bắt đầu sử dụng mã vạch và cần có nền tảng tốt.
Quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh thiết yếu đối với nhiều doanh nghiệp - dù lớn hay nhỏ. Mặc dù có thể theo dõi hàng tồn kho bằng tay hoặc bằng bảng tính, nhưng sử dụng hệ thống kiểm kê mã vạch sẽ hiệu quả hơn nhiều về lâu dài. Đã đến lúc kiểm soát khoảng không quảng cáo của bạn và tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công việc không cần thiết với hệ thống kiểm kê mã vạch.
Những điều cần thiết cho hệ thống kiểm kê mã vạch cho doanh nghiệp nhỏ
Định nghĩa về mã vạch chắc mình cũng không cần phải nhắc đến nữa. Vì vậy, mà những lý do nên dùng mã vạch và cách làm hệ thống kiểm kê mã vạch sẽ được đi vào trực tiếp luôn.
1. Tại sao lại dùng mã vạch cho hệ thống kiểm kê?
Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu về hệ thống kiểm kê mã vạch ngày càng trở nên cần thiết hơn với lượng hàng tồn kho cần xử lý nhiều hơn. Việc triển khai ngay bây giờ sẽ giúp bạn chuẩn bị cho tương lai và mang lại cho bạn một số lợi ích trong thời gian chờ đợi.
Hệ thống kiểm kê mã vạch chính xác hơn nhiều so với việc kiểm kê hàng tồn kho bằng tay. Lỗi của con người có thể được giảm thiểu nghiêm trọng với mã vạch và hàng tồn kho của bạn sẽ có dữ liệu chính xác hơn. Trên thực tế, các nghiên cứu chỉ ra rằng một người sẽ mắc ít nhất một lỗi nhập ngày sau mỗi 250 lần nhấn phím. Một máy tính có tỷ lệ lỗi là một lỗi mỗi 36 nghìn tỷ ký tự được quét.
Với mã vạch, bạn có thể dễ dàng tìm ra những gì bạn có trong kho và những gì bạn không có. Khi khách hàng mua một sản phẩm, bạn có thể quét mã vạch và lấy sản phẩm đó ra khỏi hồ sơ hàng tồn kho của mình ngay lập tức. Thao tác này được thực hiện chỉ bằng một lần dùng máy quét mã vạch không dây hoặc có dây. Bạn sẽ luôn có dữ liệu hàng tồn kho chính xác và theo thời gian thực để bạn có thể đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp trong suốt cả ngày.
Với mã vạch trên kho hàng của bạn, tất cả các sản phẩm của bạn có thể được đọc ngay lập tức và dữ liệu có thể dễ dàng chuyển sang máy tính. Điều này sẽ làm cho quá trình kiểm tra khách hàng sau khi mua hàng nhanh hơn nhiều. Thay vì nhập từng sản phẩm theo cách thủ công và tính tổng giá, máy tính có thể làm điều đó cho bạn.
2. Cách thiết lập hệ thống kiểm kê mã vạch
2.1. Tìm mã vạch phù hợp
Đầu tiên, bạn sẽ cần tạo mã sản phẩm. Bạn có thể có mã sản phẩm chung (UPC) hoặc đơn vị giữ hàng (SKU). UPC có thể được tìm thấy trên hầu hết các sản phẩm và được tiêu chuẩn hóa để sử dụng cho doanh nghiệp. Để nhận được UPC, bạn có thể đăng ký với Tiêu chuẩn toàn cầu 1 để nhận mã duy nhất cho công ty của bạn. Mã này có thể được sử dụng để xác định và theo dõi các sản phẩm trên toàn cầu.
Bạn cũng có tùy chọn sử dụng số SKU tùy chỉnh cho các sản phẩm của mình. Mã SKU có thể được tạo thủ công hoặc trong phần mềm quản lý hàng tồn kho. SKU là duy nhất cho một công ty, được sử dụng cho các hoạt động nội bộ như theo dõi hàng tồn kho và thường có tám chữ số.
2.2. In mã vạch
Tiếp theo, bạn cần in mã vạch của mình. Hầu hết các máy in phun và máy in laser tiêu chuẩn có thể in mã vạch với một tờ nhãn. Tuy nhiên, máy in mã vạch nhiệt là tốt nhất để in nhãn mã vạch. Chi phí định kỳ cho máy in nhiệt thấp hơn nhiều so với máy in phun và máy in laser. Không chỉ vậy, máy in nhiệt còn rất dễ bảo trì, tuổi thọ cao hơn so với các loại máy in khác, chạy nhanh và không gây ồn. Nhãn nhiệt có một vài loại khác nhau. Nếu bạn là người mới sử dụng máy in nhiệt, bạn có thể muốn xem hướng dẫn bắt đầu của chúng tôi để in mã vạch và nhãn vận chuyển.
2.3. Chọn máy đọc mã vạch phù hợp
Có mã vạch sẽ không mang lại hiệu quả kinh doanh nhiều nếu bạn không có máy quét để lấy thông tin từ mã vạch. Có một số lựa chọn khác nhau khi mua một máy đọc mã vạch.
Nếu bạn đang tìm kiếm tính di động và linh hoạt, bạn có thể mua một máy quét không dây. Ngoài ra còn có tùy chọn cho máy quét có dây. Máy quét có dây thường rẻ hơn không dây nhưng chúng không cung cấp nhiều tính linh hoạt. Nên dù là bạn mua máy đọc mã vạch Denso hay là Datalogic, Zebra, Champtek cũng như nhau.
Các doanh nghiệp nhỏ sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ máy quét mã vạch cầm tay, cho dù nó có dây hay không dây. Máy kiểm kho di động có thể tốt, nhưng giá thành lại vô cùng cao.
2.4. Chọn phần mềm quản lý mã vạch
Có một số tùy chọn cho phần mềm mã vạch, nhưng không phải phần mềm nào cũng phù hợp hoàn hảo cho công ty của bạn. Mỗi phần mềm có những ưu và nhược điểm khác nhau, vì vậy điều quan trọng là phải khám phá các lựa chọn của bạn và xem xét nhu cầu của công ty bạn. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn là phần mềm quản lý BarTender của Seagull hoặc Label Matrix của Techlynx.
Cả hai phần mềm đều cho phép bạn dùng thử bản demo trước khi mua hàng. Bạn có thể kiểm tra cả hai để xác định điều gì phù hợp nhất với bạn và cách bạn có thể sử dụng tiền của mình một cách hiệu quả nhất.
Như bạn có thể thấy, việc triển khai hệ thống kiểm kê mã vạch có thể rất dễ dàng và có vẻ phức tạp hơn thực tế. Nỗ lực chuyển từ kiểm kê bằng tay sang hệ thống kiểm kê mã vạch chắc chắn sẽ rất đáng giá về lâu dài và có rất nhiều cách để bắt đầu!
