Tại sao các doanh nghiệp đăng ký mã số mã vạch?
Nhiều bạn đã thấy khá nhiều mã vạch kèm mã số khác nhau trên thị trường. Tuy nhiên để có được những đoạn mã như vậy thì các công ty phải đi đăng kí nó. Vậy tại sao họ lại đi đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm của họ? Và thủ tục cần đăng kí mã số mã vạch cho một công ty cần những gì? Hãy cùng theo dõi nhé!
Phân biệt mã số và mã vạch, lý do và thủ tục đăng ký mã số mã vạch
1. Phân biệt mã số và mã vạch
Ở bài viết về định nghĩa mã vạch tôi chưa làm rõ về mã số và mã vạch. Một bộ mã vạch 1D trên một sản phẩm bao gồm đến 2 thứ:
Mã số của mã vạch: Bộ số mà bạn thấy in ở dưới các đường gạch đen. Đó là mã số của sản phẩm. Bạn có thể xem cách xem và kiểm tra mã số mã vạch tham khảo.
Mã vạch: Đây là phần các gạch đen dọc có khoảng trống mà bạn thấy trong bộ mã. Phần này chỉ có các thiet bi ma vạch mới có thể đọc được.
Các bạn để ý phần này để tránh nhầm lẫn giữa 2 thứ với nhau nhé! Mã 2D không có mã số. Nhưng thường mã 2D có thuật toán tự chỉnh sửa mã cho đúng và dễ đọc.
2. Tại sao phải đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm?
Có rất nhiều lý do để doanh nghiệp đăng ký mã số và mã vạch cho sản phẩm của mình. Không hẳn chỉ là vì lý do hợp pháp. Mà còn có một số lý do liên quan tới việc vận hành và quản lý nữa.
2.1. Mã số giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý sản phẩm
Khi bạn in một mã số lên sản phẩm, bạn đang gắn một ID cho nó. ID này luôn được nhập vào hệ thống. Khi có món hàng bán ra, máy quét mã vạch sẽ nhận và đối chiếu. Món đồ được bán ra sẽ được đánh dấu trong hệ thống. Từ đó việc quản lý sản phẩm nào còn bao nhiêu hay hết cũng dễ dàng hơn.
2.2. Tự động hóa quy trình bán hàng
Đối với những cửa hàng hay siêu thị, lượng khách hàng là rất nhiều. Chính vì vậy mà việc đăng ký mã số mã vạch làm mọi việc nhanh chóng hơn. Khách chỉ cần chọn món mình muốn. Ra quét mã vạch trên sản phẩm rồi máy POS sẽ tự động tính tiền. Không còn phải tính tay và dễ nhầm lẫn nữa. Lượng khách làm được trong ngày cũng từ đó mà gia tăng đáng kể.
2.3. Trao đổi dữ liệu trực tuyến
Mỗi mã vạch đều có thông tin được mã hóa. Nên chỉ việc gửi mã vạch qua mail hay bất cứ gì. Người nhận có thể quét để nhận thông tin. Vừa bảo mật cũng dễ dàng sử dụng và tránh thông tin bị hư hại. Người nhận có thể dễ dàng xóa thư điện tử đề phòng bất trắc. Việc đồng bộ cũng từ đó dễ dàng hơn nếu chỉ phải đồng bộ mã vạch.
2.4. Xuất khẩu hàng hóa dễ dàng khi đăng ký mã số mã vạch
Khi bạn đã có mã số hàng hóa khi xuất hay nhập khẩu. Bạn có thể dùng nó đối chiếu và kiểm tra dựa vào thông tin có trên đó. Vì thông tin về công ty, sản phẩm hay xuất xứ đều có trên mã số và mã vạch. Bạn có thể đọc về cách kiểm tra xuất xứ của hàng hóa dựa vào mã để biết thêm thông tin. Hay đọc về mã số mã vạch các nước để biết thêm chi tiết.
3. Thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho doanh nghiệp
Để có được mã vạch lên sản phẩm của mình thì bạn nên đi đăng ký rồi. Có nhiều cách để bạn có thể đăng ký:
Đến trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1 (Hà Nội) hoặc trung tâm năng suất chất lượng QUATEST 3 (Hồ Chí Minh) và theo hướng dẫn.
Đến các dịch vụ hỗ trợ đăng kí mã vạch cho doanh nghiệp.
QUATEST 3 là nơi bạn có thể đăng ký mã vạch
Khi đăng ký thành công thì doanh nghiệp cần đóng phí hàng năm để duy trì dịch vụ.
3.1. Các bước khi bạn đăng ký nhận mã số mã vạch
Quy trình căn bản từ lúc bạn bắt đầu đăng ký đến khi bạn nhận mã chính thức như sau:
Đăng ký sử dụng mã số và mã vạch.
Tiếp nhận hồ sơ đăng ký.
Thẩm định và phê duyệt, sau đó cấp quyền sử dụng barcode.
Hướng dẫn sử dụng mã.
Khi bạn chờ giấy chính thức xác nhận và mã số chính thức, thì bạn sẽ được cấp mã tạm thời. Mã này thường được cung cấp trong từ 5 đến 15 ngày làm việc. Sau 1 tháng đến 40 ngày thì bạn sẽ nhận được giấy phép.
3.2. Hồ sơ cần thiết để đăng kí
Để cục tiêu chuẩn đo lường và chất lượng xem xét giấy tờ, thì bạn cần cung cấp đầy đủ. Dù bạn qua dịch vụ thì họ vẫn yêu cầu bạn hỗ trợ những giấy tờ sau:
Giấy đăng ký sử dụng mã số mã vạch.
Bản sao giấy chứng nhận kinh doanh hoặc giấy quyết định thành lập. Bản này nên công chứng nếu bạn vẫn chưa có mộc.
Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN (Global Trade Item Numbering).
Giấy đăng ký thông tin sử dụng cơ sở dữ liệu GS1.
Mẫu đơn đăng kí mã GS1
Mỗi thứ nên cần 2 bản để tiện cho việc sao lưu sau này. Bạn có thể đến trực tiếp địa chỉ để nộp hồ sơ. Hoặc bạn có thể nộp online qua mail.
3.3. Địa chỉ đăng ký trực tiếp mã số mã vạch
Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1 có 2 cơ sở như sau:
Nhà E, Số 8 Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, Hà Nội - Điện thoại: (024) 3.8361399; Fax: (024) 3.8361199.
Lô B2-3-6a KCN Nam Thăng Long, Phường Thụy Phương, Quận Bắc Từ Liêm, Tp Hà Nội - Điện thoại: 024 32191002 - Email: kehoach @quatest1.com.vn.
QUATEST 1 tại Hà Nội
Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng 3:
49 Pasteur, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh - Điện Thoại: 028-3829 4274, số máy nhánh: 344 | E-mail: gs1vietnam @quatest3.com.vn.
3.4. Thông tư liên quan đến mã số mã vạch (Tham khảo)
Bạn có thể tham khảo các thông tư và điều luật liên quan đến việc đăng kí mã số mã vạch. Việc hợp thức hóa đăng kí được dựa trên những điều luật sau:
Quyết định số 45/2002/QĐ-TTg ngày 27/3/2002 của Thủ tướng Chính phủ quy định nội dung quản lý của nhà nước về mã số và mã vạch.
Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về việc cấp và quản lý mã số mã vạch.
Thông tư 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí cấp mã số mã vạch.
Thông tư số 36/2007/TT-BTC ngày 11/4/2007 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí cấp mã số mã vạch.
Hi vọng bài viết này cho bạn tổng quan bức tranh về tầm quan trọng của mã vạch với doanh nghiệp. Dựa theo loại mã bạn chọn mà đăng kí mã số mã vạch hợp lý nhất có thể nhé.
